ימי הולדת למבוגרים ימי הולדת עגולים
הפקת מסיבת יום הולדת לאדם מבוגר מהווה אתגר
רציני לכל מי שעושה זאת בפעם הראשונה.
מגוון הבעיות והשאלות המתעוררות בפני "המפיק החובב"
יוצרות תחושה של "משימה בלתי אפשרית".
לפיכך ולאור זאת
אחוז ניכר ממסיבות יום ההולדת מתחילות ומסתיימות
בארוחת ערב כזאת או אחרת.
האירועים המוצלחים ביותר הם אלה המצליחים ליצור אווירה
אינטימית,זורמת,בלתי פורמאלית ומשעשעת.
דרך אגב לנושא האוכל באירוע יש את החשיבות הנמוכה ביותר.
האוכל צריך להיות מגוון וטעים לא יותר ולא פחות!
קבלו: "אורי-מדורה" - יום הולדת מסביב למדורה
במאמר זה אציג בפניכם את תהליך ההפקה המיטבי לארגון
מסיבה מוצלחת.
המאמר מבוסס על ניסיוני העשיר בתחום (ארגון והפעלת עשרות
אירועים).
בסיס האירוע
בבסיס כל אירוע עומד "התקציב".
"תקציב האירוע" הינו אותו סכום כסף אותו אנו מוכנים
ל"הוציא" כדי לממש את האירוע אותו אנו מעוניינים להפיק.
לתקציב "מספק" או "גדול" יש יכולת להשפיע על איכות האירוע
תקציב "שאינו מספק" עלול להביא אותנו לביצוע אירוע ברמה
נמוכה ובלתי מוצלח בעליל.
מהו תקציב "מספק"? וכיצד נדע כמה כסף צריך?!!!
כדי לענות על השאלה הזאת אנו צריכים לדעת מהם מרכיבי האירוע.
אירוע ,כל אירוע מבוסס על 3 מרכיבים מרכזיים:
1 – מקום
2 – אוכל
3 – תוכן
מקום: המקום בו אנו מבצעים את האירוע,
יכול להיות בתוך מקום סגור (indoor).
יכול להתקיים בחוץ (outdoor).
לאחר מכן מתקיימת חלוקה נוספת:
מקום סגור: בסלון של בית,במסעדה,באולם,במקום קטן לאירועים וכו'...
מקום פתוח: בחצר הבית,על חוף הים,ביער,ע"י בריכת שחייה בוילה פרטית.
אוכל: לא קיים אירוע שאין בו אוכל!
אוכל הוא מרכיב מרכזי וחשוב בארגון של כל אירוע
והוא לובש אין ספור צורות.
האוכל צריך להתאים לאופי הקבוצה (במסיבת יום הולדת
לחבורת ישראלים לא מומלץ ללכת על תפריט של דגים).
מרבית הישראלים יעדיפו ארוחה עשירה ותפריט מגוון מאשר
ארוחות גורמה בהם המזון מוגש כדוגמיות בלבד.
אוכל כהגדרה כולל בתוכו: רכיבי מזון,שתייה קלה וחריפה
שתייה חמה,כלים וסכו"ם,מפות ושולחנות,מפיות וכיוב'
האוכל יכול להיות עשוי כולו ע"י מפיק האירוע,להיות מובל לאירוע
ע"י חברת קייטרינג ולהיות מבושל במקום ע"י טבח כזה או אחר.
תוכן: מהות ניצול זמן האירוע,מה עושים משתתפי האירוע בכל רגע נתון
באירוע (להוציא את זמן האוכל),מהם האלמנטים/אמצעים בהם משתמש
מפיק האירוע כדי להפוך את המסיבה למשהו ייחודי,מעניין,חוויתי.
תכנים יכולים להיות תכנים תוצרת עצמית או אלמנטים חיצוניים המופעלים
ומוגשים ע"י איש מקצוע כזה או אחר.
לאחר שהבנו את שלושת מרכיבי האירוע עלינו לשאול את עצמנו
מספר שאלות אשר יעזרו לנו בהמשך תהליך ההפקה.
שאלה ראשונה – מי יהיה קהל היעד במסיבת יום ההולדת?
מיהם האנשים?...מה גילם?......כמה משתתפים?....כמה מהם בני משפחה?...
כמה מהם חברים מהעבודה?....כמה סתם חברים?....האם יהיו ילדים?....אם כן
כמה ילדים?.....
להרכב של קבוצת המשתתפים יש משמעות גדולה מאוד.
ריבוי של בני משפחה על חשבון חברים יכול להפר את האיזון באירוע וליצור
אצל קבוצת החברים תחושת ניכור.
לפיכך יש לתכנן היטב את הרכב הקבוצה.
השתדלו לעשות אירוע הומוגני או לחברים או למשפחה.
חשוב לציין שמספר המשתתפים באירוע הינו פועל יוצא של התקציב המיועד למסיבה.
דוגמאות:
סלון ממוצע של דירה יכול להכיל כ – 30-40 משתתפים.
כאשר הקבוצה גדולה יותר יש צורך לשכור מקום מתאים ולכך יש עלות.
כאשר שוכרים שירותי קייטרינג לכל אורח יש עלות הנעה בין 80 ל-300 ₪.
שאלה שנייה – מה יהיה אופיו של האירוע?...האם האירוע יהיה סולידי ואינטימי?...
האם האירוע יהיה קצבי ותוסס?....האם לאירוע יהיה אופי נוסטלגי?....האם האירוע
צריך להיות "שוס קולינרי" וזהו!...
ובכלל איך ניגשים לפיצוח סוגיית "אופיו של האירוע"?...
שאלה שלישית – מהו זמן/מועד האירוע?....האם מדובר באירוע ערב?...האם מדובר
באירוע המתקיים בשעות הצהריים?...מהי עונת השנה? חורף! קייץ!
בהכללה ניתן להגיד שאירועי ערב יהיו מוצלחים יותר מאירועי צהריים.
מרבית תכני ההפעלה באירוע ערב אינם מתאימים לאירועי צהריים.
אירועים המתקיימים בחוץ יהיו תמיד פחות פורמליים מאירועים במקום סגור.
חשוב מאוד ליידע את האורחים לגבי מיקום המסיבה (אירוע בפנים או בחוץ).
כיצד קובעים את אופיו של האירוע?!
אופי האירוע נקבע בדרך כלל ע"פ 3 מרכיבים מרכזיים:
1 – אישיותו ומעמדו של חתן השמחה.
2 – גילו של חתן המסיבה.
3 – אישיותם של הנוכחים באירוע (פילוח קבוצת האורחים ע"פ מאפיינים שונים
כגון: גיל,השכלה,מעמד חברתי).
אישיותו ומעמדו החברתי של "חתן השמחה" יכתיבו לנו אילו תכנים
יהיו תכנים "חוקיים" באירוע ואילו תכנים יהיו "בלתי חוקיים" באירוע,
כמובן שנקודת ההתייחסות לחוקיותם של התכנים תהיה דרך עיניו של
"חתן השמחה".
דוגמאות:
נניח שאנחנו מעוניינים לחגוג יום הולדת 70 לאדם שכיהן כשופט בבית המשפט
העליון ולמסיבה מוזמנת צמרת קהילת השופטים ועורכי הדין בישראל.
האם לדעתכם באירוע מסוג זה יש מקום לרקדנית בטן או למעגל מתופפים.
האם נראה לכם שאת הערב ניתן יהיה לסיים במסיבת ריקודים סוערת?!!!
כמובן שהתשובות הן בוודאי שלא!
ניקח דוגמא נוספת:
יום הולדת 40 לסוזאן.
סוזאן הינה עולה חדשה שעלתה לארץ מארה"ב ובקושי מבינה עברית.
במסיבת יום ההולדת שלה לוקחים חלק עשרות חבריה וחברותיה שעלו איתה לארץ
מארה"ב במסגרת גרעין "עושים עלייה – אחלה חוויה!" ועובדי האולפן.
מסיבת יום ההולדת מתקיימת במועדון של האולפן.
האם נראה לכם שיש מקום באירוע כזה למצגת "חיים שכאלה"?!!! האם נראה לכם
שבאירוע כזה ניתן לוותר על מסיבת ריקודים?! האם נראה לכם שכדאי להביא קוסם?
גם כאן התשובות הן בוודאי שלא!
להלן מספר הכללות שבדר"כ נכונות!
1 - גיל מבוגר,השכלה גבוהה ומעמד חברתי גבוה של משתתפי האירוע יהוו
פרמטרים בעיתיים לכל מי שינסה להפיק מסיבה עם תוכן משמעותי.
2 – ככל שההשכלה והמעמד החברתי של באי האירוע יהיה גבוה יותר כך יעשה
שימוש מינורי בתכנים (ולפיכך גם האירוע יהיה מוצלח פחות).
3 - גילאים צעירים יחסית (עד 50),השכלה תיכונית ומעמד חברתי בינוני
מאפשרים תמיד מגוון גדול יותר של תכנים באירוע.
4 – ככל שהאירוע יהיה מגוון יותר (מבחינת תכנים) כך הסיכוי שלו להצליח גדול יותר!
5 – לאירוע המכיל בין 3 ל-5 אלמנטים שונים של תוכן יש סיכויי הצלחה טובים בהרבה
ממסיבה המבוססת על אלמנט אחד תוכני בלבד (הרצאה,ריקודים,סדנאת משחקי עץ).
6 – "פתיחות" גדולה של משתתפי האירוע תיצור לרוב "דינמיקה" ו"זרימה" חיובית
למהלך המסיבה.
7 – ככל שמעמדו החברתי של אדם גבוה יותר כך התנהגותו תהייה פחות "פתוחה" ויותר
"מאופקת" (ריבוי משתתפים "מאופקים" באירוע יגרום בהכרח לאירוע פחות "שמח").
רשימת תכנים המתאימה למסיבות יום הולדת למבוגרים כולל מחירון ממוצע:
1 – שירה בציבור/קריוקי – 800 – 1400 ₪.
2 – מספר סיפורים – 1200 – 2000 ₪.
3 – בדרן – סטנד אפ,בדיחות,סיפורים ומעשיות - 3000-10000 ש"ח.
4 – מוסיקה/נגנים – 400 – 2000 ₪.
5 – מרצה/הרצאה – 1000 – 2000 ₪.
6 – מצגת חיים שכאלה/סרטון וידאו/קליפ – 1000 – 2000 ₪.
7 – מפעיל קהל מקצועי (מגוון תכנים) – 1000 – 2000 ₪.
8 – ברכות
9 – סדנאות משחק והפעלה – "משחקי הגיון","משחקי עץ",סדנאות יצירה 1400 – 2400 ₪.
10 – משחקי חברה – 1400-1800 ₪.
11 – תקליטן + מוסיקה לריקודים – 800 – 1500 ₪.
12 – קוסם – 800 – 1500 ₪.
13 – רקדנית בטן – 700-1500 ₪.
14 – מעגל מתופפים – 1500-2000 ₪.
15 - משחק מחפשים את המטמון על "חתן/כלת השמחה" - 2500-5000 ש"ח.
16 - תיאטרון פלייבק ייחודי - 4500-7000 ש"ח.
17 - "חדר בריחה נייד" - 2800-4000 ש"ח.
עלויות של מקום ואוכל:
- גני אירועים ואולמות –
- 100-130 ש"ח - זול מאוד,צריך לבדוק!
- 130-160 ₪ - מחיר סביר.
- 160-200 - מחיר שוק ממוצע.
מסעדות עם חדר פרטי
50 – 80 ₪ לאדם - מחיר נמוך.
80 – 130 ₪ לאדם - מחיר ממוצע.
130 – 170 ₪ לאדם - מחיר יקר.
קייטרינג ובשלנים המגיעים ומבשלים בכל מקום כולל ציוד וכלים
80-150 ₪ לאדם – מחיר נמוך.
150 – 200 ₪ לאדם – מחיר סביר.
180 ₪ ויותר – עלות גבוהה אבל מבטיחה.
הערה – בדר"כ קיים מינימום של כמה עשרות משתתפים לאירוע.
מקום להשכרה ללא אוכל – (מאוד קשה למצוא.)
מקום ציבורי – מועדון במתנ"ס,בית עם של מושב או קיבוץ – 700 – 1500 ש"ח.
מקום קטן לאירועים – 800 – 2500 ₪.
וילה עם בריכת שחייה – החל מ- 3000 ₪ למסיבה.
נוסחת הקסם למסיבה מוצלחת:
בקבלת הפנים – מוסיקה נעימה ,"נישנושים",מצגת קבלת פנים ברקע/נגן.
ברכת פתיחה
אוכל
ברכה מרכזית ואלמנט תוכני – שירים/קריוקי/משחקי הפעלה.
2 ברכות
אלמנט תוכני – הפעלת הקהל.
אלמנט תוכני ויזואלי – סרטון/מצגת/קליפ
ברכה או שתיים.
הפסקת קפה
אלמנט תוכני – ריקודים או משחקים.
ברכת סיכום של חתן השמחה
